Buchführung / Bilanz

Der § 238 HGB legt fest:

     „Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.“

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GOB)

Diese Grundsätze sind in verschiedenen gesetzlichen Vorschriften enthalten, ergeben sich aber insgesamt aus der bewährten kaufmännischen Praxis. Sie lassen sich in den zwei Grundprinzipien „Wahrheit“ und „Klarheit“ zusammenfassen.

    Wahrheit in der Buchführung bedeutet, dass alles so gebucht werden muss, wie es wirklich vorgefallen ist. Scheinbuchungen über Vorgänge, die nicht tatsächlich stattgefunden haben, sind verbotene Fälschungen.

    Klarheit bedeutet, dass alles übersichtlich, eindeutig, lesbar, nachvollziehbar und geschützt vor Fälschungen sein muss.

Belegpflicht

Eine sich aus der Forderung nach Wahrheit und Klarheit zwingend ableitende Regel lautet, dass keine Buchung erfolgen darf, ohne dass ein Beleg vorliegt. Wenn der Beleg nicht aus dem Geschäftsvorfall direkt entsteht (zum Beispiel Eingangsrechnung, Quittung), ist ein Eigenbeleg anzufertigen (Kopie der Ausgangsrechnung, Lohnbeleg, Materialentnahmeschein, Abschreibungsbeleg, …). Bei der Anfertigung von Eigenbelegen ist von vornherein zu bedenken, dass sie jeder Revision standhalten müssen, besonders auch vor dem Finanzamt. Für Buchführungsunterlagen bestehen Aufbewahrungspflichten (in der Regel 6 Jahre bei Handelsbriefen oder 10 Jahre bei Belegen).

Organisationsgrundsätze

• Jeder Geschäftsvorfall ist in einem Beleg zu erfassen.
• Die Belege sind fortlaufend, vollständig und zeitnah zu erfassen.
• Die Geschäftsvorfälle sind zu systematisieren.

Buchungsgrundsätze

• Grundsatz der Nachprüfbarkeit.
• Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit.
• Bücher sind in einer lebenden Sprache zu führen
• Abkürzungen müssen allgemein verständlich sein
• Jahresabschluss in deutscher Sprache
• Grundsatz der Vollständigkeit
• lückenlose Erfassung aller Geschäftsfälle
• Grundsatz der Richtigkeit und Wahrheit
• nicht unleserlich machen
• Zwischenraum entwerten
• keine Buchung ohne Beleg

Elektronische Dokumente können nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme behandelt und archiviert werden. Besondere Bedeutung haben die GOB bei der Bilanzierung. Das Handelsgesetzbuch enthält eine Reihe von speziellen Bestimmungen, die hierbei zu berücksichtigen sind.